Cases: Post-fusie integratie

De organisatie Deze organisatie is ontstaan uit een fusie tussen een verpleging & verzorginginstelling en een thuiszorginstelling. De fusie-instelling biedt met 16 zorglocaties en 1.000 thuiszorgmedewerkers zowel intramurale als extramurale zorg.

Gegevens van de organisatie

• Omzet: € 100 miljoen
• Aantal medewerkers: 4.000 medewerkers
• Werkgebied: in Nederland – ca. 325.000 inwoners
• Doorlooptijd: 9 maanden

Probleemstelling

Na een fusie dienen de ondersteunende diensten bij elkaar gebracht worden. De afdelingen dienen geharmoniseerd worden op het gebied van systemen, management informatie, procedures en werkwijzen. Verder dient één integraal zorgsysteem voor alle onersteunende diensten geïmplementeerd te worden.

Werkwijze

• Urgentiebesef gevestigd, het leidende team gevormd (8 projectleiders, 6 projectteams), de verandervisie en -strategie ontwikkeld en draagvlak voor de verandering gecreëerd.
• Het team is gestart met inventariseren, nieuwe software pakketten en leverancier selecteren, koppelingen bouwen tussen nieuwe en bestaande systemen, dataconversie uitvoeren en testen (‘stand alone, ketentest’ en ruim 3.000 salarisstroken).
• Ruim 90 medewerkers zijn opgeleid in het werken met het nieuwe integrale zorgsysteem, daarnaast maakte het team een gebruikersgids, een brochure ‘salarisstroken’ en richte het een helpdesk op.
• Het projectteam heeft alle communicatie over het project verzorgd; verschillende media voor verschillende doelgroepen; statusrapporten (voor projectorganisatie en opdrachtgever), nieuwsbrieven (voor betrokken medewerkers), artikelen in het bedrijfsorgaan en brochure ‘salarisstroken’ (aan alle medewerkers).

Resultaat

• Één integraal zorgsysteem geïmplementeerd voor alle ondersteunende afdelingen van twee instellingen.
• Uniforme werkwijzen binnen dezelfde afdelingen geïntroduceerd van de beide fusie-organisaties.
• Ondersteunende processen beter bestuurbaar en beheersbaar gemaakt.
• Managementinformatie eenduidig gemaakt.
• Medewerkers worden efficiënter ingezet.
• Kosten van het applicatiebeheer zijn verder teruggebracht.